Segnalazioni

Noi riteniamo che segnalare sia sempre la cosa giusta da fare per contribuire all’identificazione di comportamenti che possano danneggiare la Società, le persone che ne fanno parte, i partner commerciali e l’ambiente.

Ci impegniamo costantemente per individuare i potenziali rischi in maniera tempestiva, assicurando un adeguato seguito alle segnalazioni di possibili violazioni.

A tal proposito, adottando le disposizioni di cui al Decreto Legislativo “whistleblowing” (n. 24 del 10 marzo 2023), abbiamo implementato un sistema per la gestione delle segnalazioni interne a disposizione dei dipendenti, dei collaboratori e di tutti gli altri stakeholder.

COSA SEGNALARE

Le segnalazioni attraverso i canali di whistleblowing possono riguardare (a mero titolo esemplificativo e non esaustivo):

• Norme e regolamenti in materia di diritto del lavoro, salute, sicurezza e ambiente
• Corruzione o concussione
• Riciclaggio di denaro
• Diritto della concorrenza (antitrust)
• Frodi
• Conflitti di interesse
• Privacy
• Divulgazione di informazioni riservate
• Codice Etico e/o del Codice di Condotta
• Diritti umani
• Comportamenti di business non etici o non professionali
• Uso improprio delle risorse aziendali
• Non conformità alle normative e alle procedure aziendali.

Le segnalazioni devono essere sostanzialmente fondate e non possono riguardare reclami relativi a rapporti commerciali con la Società, né contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere personale o che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali o inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

COME SEGNALARE

È possibile effettuare una segnalazione attraverso i seguenti canali:

• Piattaforma web

utilizzando il link “Segnalazioni”.

Le istruzioni per l’utilizzo sono disponibili al link “Manuale utente piattaforma web”

• Posta elettronica

scrivendo all’indirizzo e-mail dedicato, riportato all’interno della Linea Guida Whistleblowing, disponibile all’interno del riquadro “Documentazione”.

NOTA: Per una maggiore riservatezza, si consiglia di specificare la dicitura “RISERVATO” nell’oggetto dell’e-mail e di inserire il testo della segnalazione all’interno di un allegato.

• Incontro di persona

inviando la richiesta all’indirizzo e-mail dedicato, riportato all’interno della Linea Guida Whistleblowing disponibile all’interno del riquadro “Documentazione”. Nella risposta saranno fornite tutte le necessarie indicazioni.

CHI GESTISCE I CANALI DI SEGNALAZIONE

Unione Fiduciaria S.p.A. è una terza parte indipendente, che fornisce la piattaforma web, su dominio esterno, nella quale vengono inserite e conservate le segnalazioni, garantendo adeguata protezione e riservatezza.

Responsabile della gestione dei canali di segnalazione interna è l’Organismo di Vigilanza della Società.

COME FUNZIONA

Attraverso uno dei canali suddetti, il segnalante trasmette un’informazione, anche in forma anonima, al Responsabile della gestione delle segnalazioni.

Questi, nel rispetto delle modalità e delle tempistiche previste dalla norma e dalla Linea Guida aziendale, avvia un processo costituito dalle seguenti fasi:

• Presa in carico: la segnalazione viene ricevuta, opportunamente registrata e codificata fornendo relativo riscontro.
• Analisi preliminare: la segnalazione viene analizzata e valutata in termini di accoglibilità e, ove necessario, vengono richiesti ulteriori elementi, sempre nel rispetto dell’eventuale anonimato.
• Indagine: se la segnalazione è ritenuta accoglibile, vengono avviate analisi specifiche e attivati gli opportuni strumenti di approfondimento. Ove necessario e sempre nel rispetto dell’eventuale anonimato, possono essere richiesti ulteriori elementi.
• Chiusura/esito: al termine dell’indagine, vengono comunicate al segnalante, in forma scritta, le conclusioni raggiunte.

TUTELE

Tutela della persona coinvolta (persona segnalata)

Durante il processo di indagine, la persona segnalata avrà sempre garantito il diritto alla propria difesa per i fatti a lui/lei ascritti. Le segnalazioni effettuate con l’intento di danneggiare o diffamare la persona segnalata, comporteranno l’adozione di provvedimenti nei confronti del segnalante sulla base delle misure previste dal sistema disciplinare aziendale e la valutazione della possibilità di intraprendere le opportune azioni legali.

Tutela del segnalante

La Società si impegna a tutelare da qualsiasi forma di intimidazione e ritorsione coloro che hanno effettuato una segnalazione in buona fede.

L’accesso al Portale è gestito in modalità “no-log” per impedire l’identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo.

FOCUS SULLA TUTELA DEI SEGNALANTI

1. A) Piattaforma Web

• Fornitore: Unione Fiduciaria S.p.A., una terza parte indipendente, che fornisce la piattaforma web, su dominio esterno, nella quale vengono inserite e conservate le segnalazioni, garantendo adeguata protezione e riservatezza.

È stata costituita nel 1958 da otto Banche Popolari. Nel corso dei decenni successivi, alle banche fondatrici si sono aggiunti e avvicendati altri soggetti bancari, a formare l’attuale compagine sociale (20 banche popolari).

• Policy “no-log”: l’accesso alla piattaforma è soggetto alla politica “no-log” al fine di impedire l’identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo; ciò significa che i sistemi informatici del fornitore ed aziendali non sono in grado di identificare il punto di accesso al portale anche nel caso in cui venisse effettuato da un dispositivo connesso alla rete aziendale.

1. B) Responsabile della gestione delle segnalazioni

• Accesso alle informazioni: alle informazioni raccolte attraverso la piattaforma ha accesso esclusivamente l’Organismo di Vigilanza della Società.
• Indipendenza: l’Organismo di Vigilanza della Società è indipendente rispetto alla gestione operativa aziendale.

1. C) Tutela dell’identità del segnalante

• Garanzia dell’anonimato: il processo di segnalazione può essere attivato e monitorato dal segnalante senza dichiarare la propria identità. Questo avviene nella piattaforma web attraverso dei codici attribuiti automaticamente a ciascuna segnalazione.
• Approfondimenti e dialogo con il Responsabile della gestione delle segnalazioni: i) attraverso la piattaforma web è possibile, sempre in modalità anonima, inviare e ricevere comunicazioni con il Responsabile, ii) attraverso e-mail al Responsabile è possibile anche richiedere incontri di persona, che saranno sempre svolti, tutelando l’anonimato rispetto agli altri soggetti della gestione operativa aziendale nella Società.
• Conduzione delle indagini: durante le varie fasi di indagine, il Responsabile garantirà al segnalante il non coinvolgimento diretto o indiretto nelle verifiche.